NUEVO RÉGIMEN DE LEGALIZACIÓN TELEMÁTICA DE LOS LIBROS OBLIGATORIOS

En plena época de Juntas de socios en las que se aprueban las Cuentas Anuales y sus correspondientes actas, vamos a abordar el tema de los libros obligatorios en las Sociedades y las principales novedades que los cambios normativos han traído consigo.

La obligación de la llevanza de los libros societarios (libro de actas, de socios, o de contratos en caso de sociedad unipersonal) corresponde a los administradores. El cumplimiento o no de esta obligación en términos generales tiene su repercusión a la hora de modular una posible responsabilidad del administrador por infracción de las obligaciones que legalmente le corresponden. Por ello es sumamente importante revisar la legalización de los mismos y su actualización.

El artículo 18 de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internalización introdujo novedades importantes tanto en el modo de llevar a cabo la legalización de los libros obligatorios, como la cumplimentación de éstos. Los libros de actas y de socios se van a tener que llevar por cada Sociedad en soporte electrónico y legalizarse de forma telemática en el plazo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio de la sociedad, al igual que los libros contables.

Esta novedad legislativa viene impuesta porque a los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles se les exige su actualización informática y que se organicen bajo un sistema informático único. Sin perjuicio de lo anterior, podemos afirmar que cada Registro Mercantil está aplicando sus propias directrices y formas de actuar respecto del modo de implantación de la referida obligación, por lo que habrá que atender a cada Registro en particular.

Surge, no obstante, la duda en cuanto a los libros que actualmente estén legalizados y que no estén completados. A este respecto debemos acudir al artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil que establece que “no podrá legalizarse un nuevo libro de actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, salvo que hubiere denunciado la sustracción del mismo o consignación en acta notarial su extravío o destrucción”. De acuerdo con lo anterior, si la Sociedad dispone de libros legalizados, pendientes de completar, no tendrá obligación de legalizar telemáticamente un nuevo libro hasta que no se termine el ya legalizado, por lo que dicha exigencia es, en principio, para nuevas legalizaciones, bien por nueva constitución , bien por los supuestos que excepciona el artículo anteriormente reseñado.

Por otro lado y atendiendo a la cumplimentación de los libros de forma electrónica, se plantean inconvenientes con respeto al contenido de cara principalmente a posibles subsanaciones, así como por la publicidad de las Actas de los órganos sociales. Además de las mencionadas críticas, conviene también añadir aquellas que indican que de este modo se aumentan los costes de los empresarios al tener que adecuar la llevanza de la contabilidad a formatos digitales.

Como conclusión de esta novedad que, sin duda, supone una adecuación a los tiempos que corren, ya que a simple vista resulta algo arcaico que en pleno 2014 se lleven libros físicos, podemos confirmar que la implantación de la citada exigencia legal está todavía en curso y con distintos ritmos dependiendo de los Registros, por lo que aconsejamos consultar antes de proceder a la legalización de los nuevos libros.

   

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