SUSPENSIÓN DE LA OBLIGATORIEDAD DE PRESENTAR DE FORMA TELEMÁTICA LOS LIBROS DE ACTAS Y DE SOCIOS ANTES DEL 30 DE ABRIL DE 2015

El Tribunal Superior de Justicia de Madrid ha dictado, con fecha 27 de abril de 2015, un AUTO mediante el cual se acuerda SUSPENDER la aplicación de la Instrucción de la Dirección General de los Registros y Notariado de fecha 12 de febrero de 2015 sobre la LEGALIZACIÓN DE LIBROS DE LOS EMPRESARIOS, con motivo del recurso contencioso-administrativo interpuesto contra la misma por la Asociación de empresas cotizadas españolas (“Emisores Españoles”).

Esta suspensión se produce tarde, disponiendo las empresas de un escasísimo margen de actuación, puesto que el indicado Auto se ha dictado con sólo 3 días de antelación al plazo máximo en el que, obligatoriamente, todas las empresas debían haber cumplido con su obligación de legalizar telemáticamente sus libros de actas y socios (30 de abril de 2015).

El citado Auto acuerda dicha suspensión como medida cautelar hasta que recaiga Sentencia que resuelva el recurso planteado.

Los motivos del recurso se centran, a modo de resumen, en los siguientes argumentos:

• La Instrucción en muchos aspectos no se limita a desarrollar meramente la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los Emprendedores, sino que hay una clara extralimitación (se regulan funciones de la Junta General, se extiende la obligación a otra tipología de entidades como las Fundaciones, Asociaciones, etc.).
• Se regulan “ex novo” aspectos que no están contemplados en la ley 14/2013, por lo que se está innovando el ordenamiento y en este sentido, es significativo que de la Instrucción se deriva la obligación de incorporar a los ficheros del Registro Mercantil el contenido de los libros.
• Se podría dar lugar a un riesgo gravísimo de responsabilidad por parte de los administradores de las sociedades, puesto que se estaría, en su caso, incumpliendo el deber de confidencialidad impuesto legalmente a los mismos.
• Asimismo, podría existir un gravísimo riesgo de acceso a la información confidencial y privilegiada por parte de cualesquiera personas (competidores, etc.) dada la ineficiente regulación en la Instrucción que evite el uso indebido de la información confidencial por parte de los Registradores y demás personal del Registro Mercantil, al no existir un protocolo de actuación.

A la vista del recurso y de las consideraciones vertidas por el Abogado del Estado, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid considera:

• Por un lado, que las novedades que parece introducir la Instrucción recurrida se pueden entender “agravadas cuando vemos que en la Instrucción no parece añadirse mención alguna sobre la necesidad de salvaguardar la información confidencial de las empresas que va a ser comunicada al Registro Mercantil desde el mismo momento de hacer entrega de libros que anteriormente eran presentados para su legalización pero en blanco, esto es, sin contenido alguno ni inclusión de actas. Y ello es evidentemente trascendente porque entre estos libros se pudiera encontrar por ejemplo el libro de actas de la junta de accionistas y demás órganos colegiados… en la información que se desprende del texto de las actas se pudiera incluir información confidencial que se extrae de los anexos de las mismas, donde constan datos tanto de actuaciones ya realizadas como de planes de futuro, con lo que de conocerse por terceros parece evidente que se afectaría gravemente la estrategia del negocio y se podría ocasionar un perjuicio para el interés empresarial de las referidas sociedades…”
• Por otro lado, se señala que esos posibles perjuicios de difícil o imposible reparación, derivados de la publicidad que se pudiera dar a terceros, se podrían evitar con la suspensión de la Instrucción, sin que se ocasionen perjuicios al interés social.
• Declara el TSJ claramente que “en el presente caso, de la ejecución de la Instrucción impugnada se deriva de modo inmediato y claro la posibilidad de daños y perjuicios de difícil o imposible reparación, y no sólo económicos…”
• Se puede, en definitiva, “mantener el sistema que se venía empleando antes de la aprobación de la Instrucción, que había resultado útil y suficiente para dar cumplimiento a tal fin y que, por tanto, puede seguirse aplicando más allá del 30 de abril de 2015 y hasta que recaiga la Sentencia en el presente recurso”…

Como conclusión, la presentación telemática de los Libros de actas y de socios antes del 30 de abril de 2015 es voluntaria como consecuencia del referido Auto, dada la suspensión temporal de la Instrucción de la DGRN recurrida, hasta que recaiga Sentencia.

Las empresas podrán, de momento y con carácter transitorio, seguir cumpliendo con sus obligaciones de llevanza y legalización de libros societarios como lo venían haciendo hasta ahora, es decir, en formato papel, hasta que definitivamente esta cuestión quede resuelta.

Lo que sí parece claro es que finalmente la legalización será vía telemática y en formato electrónico, siempre que se garantice de forma adecuada y suficiente la privacidad y confidencialidad del contenido de las actas, por lo que todas las empresas que a día de hoy aún no hubieran legalizado sus libros en formato electrónico deberán estar preparadas para actuar, en un futuro, de dicho modo.