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Antes de que acabe el mes de abril tienes una obligación legal: legalizar los libros societarios y contables

Hay determinados plazos y/o fechas a efectos de obligaciones legales, como el depósito de cuentas anuales, que siempre se tienen presentes. Sin embargo, no ocurre lo mismo con la legalización de libros societarios y contables, que, siendo igualmente exigibles por la legislación mercantil, generalmente no se tienen en consideración.

Al respecto, les recordamos que el depósito de los libros societarios debe realizarse en el plazo de 4 meses desde el cierre del ejercicio y, por tanto, si el ejercicio social de su Sociedad termina a 31 de diciembre, el próximo martes, día 30 de abril, es el último día para realizar el envío de libros al Registro Mercantil para su legalización.

En cuanto a las consecuencias por su incumplimiento, si bien la infracción de esta obligación no conlleva el cierre registral de la hoja de la Sociedad (como si ocurre con la falta de depósito de cuentas) ni sanciones previstas a tal efecto, lo anterior no puede ser motivo para omitir el cumplimiento de dicho trámite.

Nuestro consejo legal es siempre la realización en tiempo y forma de la legalización de libros societarios y contables ¿Por qué? No solo porque estamos ante una obligación legal sino porque los libros se legalizan con el objetivo de que su contenido quede sellado y no pueda alterarse con posterioridad.

En este sentido, es fundamental tener en cuenta que su valor es probatorio frente a los tribunales y/o los organismos públicos. En otras palabras, el cumplimiento o no de esta obligación tiene su repercusión a la hora de modular una posible responsabilidad del administrador por infracción de las obligaciones que legalmente le corresponden, y es por ello por lo que es importante llevar al día los libros mercantiles, su actualización y por supuesto, su presentación en el Registro Mercantil que corresponda para la legalización.

Por último, enumeramos las principales cuestiones prácticas a este respecto:

  • ¿Qué libros hay que legalizar?

Libro de Actas, Libro de Socios/Acciones nominativas, Contratos (solamente para Sociedades Unipersonales), Diario, Inventarios y Cuentas Anuales.

La excepción a la forma de presentación anual está prevista únicamente para el caso de libro de detalle de Actas, es decir si éstas se envían una a una o trimestralmente, por ejemplo. En el caso de libro de socios (Sociedades Limitadas) o de acciones nominativas (Sociedades Anónimas), se podrán legalizar únicamente cuando haya algún cambio en su contenido.

  • ¿Qué plazo hay para ello?

El plazo para la legalización de los libros ha de tener lugar dentro de los cuatro meses siguientes a contar desde la fecha de cierre del ejercicio social; por lo que para la mayoría de las sociedades cuyos ejercicios sociales terminen a 31 de diciembre, tienen hasta el próximo día 30 de abril para hacerlo.

  • ¿Forma de presentación?

Presentación telemática, en papel o CD.

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